Od ideje, preko realizacije do novog sistema
Kada je potrebno implementirati novi sistem (softver) u okviru organizacije, u zavisnosti od zahteva klijenta, složenosti i resursa, možemo koristiti tri različita pristupa:
• Paralelna implementacija
• Fazna implementacija
• Metoda Velikog praska (Big beng)
U slučaju paralelne implementacije novi i stari sistem rade paralelno, tako da se korisnici mogu navići na novo okruženje, u isto vreme radeći svoj posao u starom sistemu. Fazna implementacija podrazumeva da se novi sistem uvodi po fazama, tako da je posle svake faze sistem sve bliži i bliži tački pune adaptacije. Kod metode Velikog praska tačka prelaska sa starog na novi sistem definisana je jednim datumom, takozvana “tačka instant promene sistema” (svi počinju da koriste novi sistem istog datuma, a stari sistem prestaje sa radom).
Za koji god od mogućih pristupa da se klijent odluči, kreiramo “process-data” model, koji sadrži sve pripremne radnje koje se mogu javiti tokom procesa implementacije, podeljene u zaokružene celine, sa uslovima koji se moraju ispuniti, kako bi nastupio sledeći korak u implementaciji. Tek kada se odlučimo za metodu implementacije i za vrstu promena koje su neophodne, počinje pravi proces promena. Ovaj proces se sastoji od nekoliko koraka: konverzija sistema, puštanje u rad delova sistema i obuka budućih korisnika za rad u sistemu.
U daljem tekstu dajemo primer “process-data” modela Velikog praska, pošto je ovaj metod najsloženiji i najrizičniji, a sadrži sve pripremne radnje koje mogu da se jave u sva tri slučaja implementacije.
» Konverzija sistema
Kao prvo, planiranje kompletnog procesa implementacije je neophodno kako bi budući korisnici znali šta će se konkretno desiti i kada da očekuju promene radnih procedura, čime izbegavamo nepotrebne neizvesnosti i stvaramo bolju radnu atmosferu. Planiranje, takođe, jasno definiše kada će se prava implementacija tačno desitii i daje budućim korisnicima mogućnost da se pripreme za ovakvu promenu.
Na slici su prikazane aktivnosti koje dovode do rezultata koji zajednički daju parcijalni rezultat modela.
Kada su planovi napravljeni i svi znaju šta se od njih očekuje, tehničke promene mogu da počnu. Pre svega je potrebno konvertovati stare podatke u nove podatke, kako bi moglo da se radi u novom sistemu. Zatim, novi podaci moraju da se učitaju u sistem. Učitane podatke treba testirati kako bi se proverila efikasnost i nivo razumevanja budućih korisnika. Organizuju se off-line probe, da bi se ustanovilo da li sistem i korisnici mogu da rade zajedno. Ne samo da je potrebno testirati efikasnost i nivo razumevanja, već je potrebno proveriti i validnost podataka, kako bi se nivo validnosti podataka zadovoljio. Ukoliko validnost nije verifikovana, potrebno je da menadžment donese novu odluku o promenama, a organizaciju treba pripremiti za nov način implementacije.
» Puštanje u rad delova sistema
Ako su svi podaci verifikovani, delovi sistema mogu biti pušteni u rad. Baza podataka, koja sadrži konvertovane podatke iz starog sistema, se pušta u rad, kako bi podaci bili dostupni za manipulaciju. Takođe se pušta u rad i poslovna aplikacija, kako bi bila dostupna za testiranmje. Infrastruktura kompletnog novog sistema se pušta u rad kako bi se utvrdio izgled samog sistema i kako je sve međusobno povezano. Važno je napomenuti da se samo delovi sitema puštaju u rad, a ne sistem u celini. Takođe, sve se ovo dešava off-line, pa samo administratori sistema imaju pristup, a korisnici još uvek rade na starom sistemu. Ukoliko puštanje u rad nije uspešno, menadžment mora ponovo revidirati odluke o promenama.
» Obuka budućih korisnika za korišćenje sistema
Kada je uspelo puštanje u rad delova sistema, možemo preći na sledeći korak – obuku budućih korisnika. Da bi se uspešno uveo novi sistem, potrebno je sve buduće korisnike obučiti za rad, a kako ne bi došlo do većih posledica na rad u preduzeću, potrebno je formirati skup iskusnih službenika koji bi mogli da preuzmu svakodnevne obaveze korisnika koji prisustvuju obuci. Kada se formiraju ovakvi skupovi, može se pristupiti obuci korisnika i kreiranju liste obučenih korisnika.
Obučiti buduće korisnike nije nimalo lak zadatak i mora mu se pristupati studiozno i savesno, jer korišćenje novog poslovnog sistema zahteva dosta znanja i veština, što ne sme da se potceni od strane menadžera i ljudi koji učestvuju u implementaciji.
» Puštanje u rad sistema
Kada su svi opisani koraci preduzeti, stari sistem može biti isključen. Kada se ovo desi, novi sistem može da se učita i zatim pusti u rad. Kada se jednom sistem pusti u rad, nema više povratka na staro. Vreme koje je potrebno za puštanje u rad ovom metodom nije previše dugo, ali je pripremno vreme, a možda još više i vreme za praćenje postprodukcijskog toka, nešto duže.
Odmah nakon puštanja novog sistema u rad obično nastane vremenski period poznat kao “fenomen inicijalnog pada”, kada se korisnici usklađuju sa novim poslovnim okruženjem, ali se vrlo brzo efikasnost organizacije vraća na prethodni nivo. Ovo vreme prilagođavanja je potrebno isplanirati i preduzeti mere njegovog kompenzovanja.
